Partes componentes de una descripción
2.1 La identificación del trabajo comprende:
2.1.1 El título del trabajo: Este debe ser descriptivo y debe referirse concretamente a las labores que se desarrollan en el puesto de trabajo, además debe ser muy claro y conciso.
2.1.2 Código: Es el número clave el cual es asignado a los diferentes empleos, dentro de un índice general que se establece para controlar el archivo correspondiente.
2.1.3 Localización: En esta parte se conoce den que parte de la organización se encuentran ubicados los puestos de trabajo, ya sea que este ubicado en departamentos, secciones, divisiones entre otros, también nos sirve para ubicarlos más fácil u obsérvalos de ser necesario.
2.1.4 Descripción de la fecha: En todas las descripciones que se realicen se debe, registra la fecha en la que se preparó o la fecha en la cual se realizó el análisis, esto con el fin de que este sirva como referencia si es necesario realizar una variación.
2.1.5 Puntos varios: En algunas empresas además de todo lo visto anteriormente, agregan el número de empleados que desempeñan el trabajo, el título del funcionario a quien reporta el salario actual del trabajo. la adición o no de la información dicha anteriormente dependerá del propósito para el cual se realice el análisis.
2.2 Resumen del trabajo
Es la explicación breve y concisa que resalta los aspectos más importantes del trabajo, que responda en lo posible a las siguientes tres preguntas:
¿Qué hace?
¿Cómo lo hace?
¿Para que lo hace?
Ejemplo:
Kardixta: su propósito es mantener al día el kárdex de productos terminados, productos en proceso y materia prima, con el fin de suministrar in formación oportuna y precisa al personal de la organización que la requiera.
Las funciones del trabajo
Esta sección consiste en una muestra detallada de las funciones y responsabilidades que debe realizar un trabajador
Existes diferentes formas de detallar las funciones, una de las más conocidas es la de dividir las actividades de un trabajo en continuas, periódicas y esporádicas; la otra consiste en hacer la enumeración de las funciones en el orden cronológico en que se cumplen, esta última forma en muy sencilla de elaborar, si se trata de trabajos manuales, pero no siempre es igual de fácil para trabajos de oficina ni mucho menos para trabajos de dirección y supervisión.
A continuación veremos con el mismo ejemplo del kardixta, la enumeración y la continuación de las funciones que se deben realizar en dicho trabajo:
2.3 Especificación del trabajo
En esta sección se detalla los requisitos mínimos que solicitan para realizar una determinada labor, estos requisitos se conocen ordinariamente como factores, los cuales se incluyen en la especificación esto dependerá del tipo de trabajo que se vaya a considerar y de los propósitos para los cuales vaya a servir la especificación. Los factores más utilizados son los siguientes:
-Educación: comprende la educación formal incluyendo cursos especiales que se consideren necesarios para desempeñar la labor, se debe tener en cuenta la educación que se requiere para cumplir con el cargo y no la educación de la persona.
-Experiencia: Es el tiempo mínimo en el cual y una persona especializada, se haya familiarizado con el trabajo para lograr cumplirlo exitosamente.
-Habilidad mental: Es la utilización de los procesos mentales requeridos en el desempeño de la labor, tales como el juicio la iniciativa, la capacidad analítica, la versatilidad, etc.
-Responsabilidad: hace referencia al nivel y tipo de responsabilidades de un puesto de trabajo, esta puede ser por dinero, materiales, por trabajo de otros (supervisión) , por equipos, procesos entre otros.
-Esfuerzo: hace referencia al esfuerzo físico, metal y visual, también otros como caminar, saltar, correr, ascender, levantar etc.
-Condiciones de trabajo: En esta parte nos referimos a la circunstancia en las cuales se desarrolla el trabajo, este comprende factores como condiciones ambientales de frio, calor, humedad, polvo, iluminación, ruido, olores, y también si el trabajo se realiza en un lugar cerrado o a la intemperie.
-Riesgos: Este factor describe los riesgos a los cuales está expuesto el empleados en el momento, de desarrollar su labor. Hay diferentes riesgo los cuales depende del trabajo que se realiza como, quemaduras, cortaduras, fracturas etc.
Cabe resalta que el contenido de la descripción varea según las necesidades de cada empresa y el propósito de mismo ya sea, para el proceso de selección de personal o para procesos de valorización de oficios.
Continuando con el ejemplo del kardixta anteriormente expuesto , mostremos la especificación del trabajo:
A continuación se presenta un cuadro para realizar la descripción de oficios empleados por una reconocida empresa que se dedica al área textil en Colombia, este se puede utilizar tanto para los niveles administrativos como lo operativos.
El anterior formulario, contiene la identificación del oficio, el resumen (naturaleza del cargo) y las funciones del trabajo. Este formato se completa con otro que presenta las especificaciones o requisitos mínimos que exige un oficio para su eficiente desempeño por parte del titular del cargo.
Guía para la descripción
El estilo empleado en la redacción de las descripciones de trabajo debería ajustarse a las siguientes normas:
1. Claridad
Debe evitarse el uso de términos ambiguos, es decir palabras que puedan atenderse en dos o más sentidos.
2. Sencillez
Debe emplearse un lenguaje accesible a todos; sin embargo esto no excluye el uso de términos técnicos que sean de uso corriente en la organización.
3. Concisión
Debe emplearse el menor número de palabras posibles.
4. Precisión
Debe excluirse en lo posible los términos vagos, evitar las generalidades. Siempre que sea posible deben utilizarse expresiones cuantitativas como, por ejemplo en lugar de decir “levanta grandes pesos” se debe decir “levanta pesos mayores de 30 kilos”